Hoy en día, herramientas como WhatsApp se han convertido en un medio esencial de comunicación instantánea, no solo en la vida personal, ¡también en la laboral! Sin embargo, el canal que tanto facilita las interacciones rápidas también puede ser una fuente de distracciones, excesos de información y malos entendidos.

Carmen de la Peña.- Por ello, implementar un protocolo para el uso de grupos de WhatsApp en el trabajo es clave para una gestión efectiva entre empleados, clientes y proveedores.

Aquí te comparto 8 principios fundamentales que pueden transformar tus grupos de WhatsApp en verdaderos aliados:

1️⃣ Define la «formalidad/oficialidad»
WhatsApp NO es un medio oficial… y los correos electrónicos siguen siendo cruciales en la mayoría de las empresas. Deja claro desde el principio qué conversaciones del grupo requieren formalizarse en otros formatos.
Ejemplo: Si negocias términos con un proveedor en el grupo, luego formaliza por mail.

2️⃣ Define el alcance del grupo
¿Qué temas se pueden tocar? ¿Qué temas no? Tener límites claros evita que las conversaciones pierdan sentido

3️⃣ Establece un objetivo claro para el grupo
Poner un propósito claro ayuda a que las conversaciones no se desvíen.

4️⃣ Empodera al administrador del grupo
El rol del administrador no es solo agregar gente. Es un moderador y el encargado de hacer cumplir las reglas del grupo.
Ejemplo: Si alguien sale del tema, el administrador puede recordarle las normas gentilmente.

5️⃣ Acuerda reglas de privacidad y confidencialidad
Lo que pasa en el grupo, se queda en el grupo. ¡Sin capturas de pantalla y sin compartir conversaciones privadas! Esto protege la información delicada.
Ejemplo: Para discutir propuestas de negocios, deja claro que compartirlas externamente está prohibido.

6️⃣ Define qué información NO debe compartirse
WhatsApp no es tan seguro como parece. Evita compartir información sensible o confidencial, y utiliza medios más seguros si es necesario.

7️⃣ Mantén el orden y la organización
Utiliza el símbolo de «@» para dirigirte a alguien en específico y usa respuestas directas. Esto evita confusiones
Ejemplo: En un grupo de 20 personas, escribir «@Marcos, ¿podrías confirmar la fecha del evento?» es más efectivo que lanzar un mensaje genérico.

8️⃣ Establece un horario de uso
El balance entre vida personal y profesional es esencial. Define horarios para utilizar el grupo; no todo se debe resolver a las 10:00 p.m.
Ejemplo: «Este grupo estará activo de 8:30 a. m. a 6:30 p. m.»

Lección clave:
WhatsApp puede ser una herramienta poderosa en el trabajo, pero sin reglas claras se convierte en un problema más que en una solución.

Y tú, ¿tienes reglas para el uso de WhatsApp en tu organización?

Imagen: Raúl Baz